Hoe Joinson & Spice het accountantskantoor van de toekomst bouwde

Redactie Algemeen

De Dag van de Data & Technologie 2019 stond in het teken van Digital Innovation & Disruption. Joinson & Spice was één van de sprekers tijdens het congres. Wat is Joinson & Spice voor organisatie en hoe hebben zij het accountantskantoor van de toekomst gebouwd?

Wij zijn het eerste accountantskantoor voor de TMT-sector

Innovatie is de core van Joinson&Spice, winnaar van onder meer de Exact Cloud Award voor Innovatie 2018.

Afgelopen jaar investeerden we volop in nieuwe technologieën: van overhyped blockchain en Artificial Intelligence tot het minder sexy continuous auditing: wij bouwen aan de toekomst. 
We zijn enorm trots dat onze toewijding bekroond werd met deze Innovatieprijs!

Joinson&Spice is een data-driven accountantskantoor voor de technologie, media, en telecom (TMT)-sector en levert zowel audit- als samenstel-dienstverlening. Innovaties worden concreet geplot in het door ons eigen ontwikkelde innovatiemodel om klantwaarde te maximaliseren. Het kantoor beschikt over veel programmeerkennis, groeit hard en leidt medewerkers op in een eigen universiteit. Joinson&Spice is in de basis veel meer een IT-organisatie dan een traditioneel accountantskantoor. Wij denken alleen maar in oplossingen voor de klant met de inzet van IT.

Onderscheidende aanpak

Bij technologiebedrijven kunnen wij niet zoveel beginnen met de traditionele controle-aanpak, daarom komen wij met IT-auditors binnen. We controleren bijvoorbeeld de omzet van een klant met data van de Payment Service Provider. Dat doen andere kantoren vaak niet. Sommige tech-bedrijven kunnen letterlijk nergens terecht.

De vier grote kantoren (Big-Four) kan deze kennis natuurlijk prima ontsluiten, maar zij hebben een levensgroot nadeel: daar krijgen scale-ups niet altijd de aandacht die zij verdienen. De middelgrote accountantskantoren kunnen tech-bedrijven op hun beurt vaak niet helpen met hun vraagstukken omdat ze IT niet als focus hebben. Onze manier van werken lijkt daarentegen veel meer op die van onze klanten zelf. Plus, we staan er voor open om samen met hen te investeren in innovatie om nog efficiënter te kunnen samenwerken.

De hoofdmoot van onze omzet komt uit accountantscontrole. Maar wij helpen ook steeds vaker met andere klant gerelateerde vraagstukken, zoals data-analyse en het bouwen van dashboards. Hiervoor gebruiken wij o.a. Power BI. Dit soort tools leent zich er uitstekend voor om over gebieden heen financiële data en niet-financiële data inzichtelijk te maken, zeker als je dat combineert met de kennis die wij hebben van data. Als je in de adviespraktijk stukken automatiseert, zit daar overlap in met de controle en vice versa. Zo pluk je veel meer de vruchten van je inspanningen. Voor ons daarom geen traditionele dienstensilo’s die bij andere accountantskantoren vaak het ontsluiten van de aanwezige kennis in de weg zit.

Deze activiteiten bevorderen ook de kwaliteit en doeltreffendheid van de accountantscontrole omdat we snel kunnen doorgronden hoe de IT omgeving is ingericht, óók als deze door onze cliënten in eigen beheer is ontwikkeld.

Wij kijken naar hoe de systemen werken en hoeven dan minder op detailniveau te controleren. In de accountancy gebeurt controleren en analyseren nu nog vaak in silo’s. Wij verwachten dat dit steeds meer één manier van werken wordt in de toekomst.

Kantoor van de toekomst

In 2014, een jaar na oprichting, wonnen wij de Exact Cloud Award. En enkele maanden geleden dus ook de Innovation Award, een award die wij heel graag wilden winnen. Wij zijn continu bezig met innovatie. Dat is de kern van ons kantoor. In ons inmiddels 11-koppige team hebben we niet alleen de traditionele accountants maar juist een heel verschillend samengesteld team, die elkaars denken sterk beïnvloeden. Wij hebben er bovendien voor gekozen om sommige teamleden niet ‘lastig te vallen’ met de dagelijkse productie zodat zij zich volledig kunnen focussen op het ontwerp van het kantoor van de toekomst.

Veel van het traditionele werk gaat uit ons beroep verdwijnen. De automatisering en robotisering van de accountantscontrole gaat er op termijn echt wel inhakken.

En daarmee groeit het overige werk: het kunnen doorgronden en duiden van de cijfers, interne beheersing en IT auditing. Een kantoor als het onze heeft uiteraard niet zulke diepe zakken als Big Four-kantoren, maar toch experimenteren wij veel. We hebben wel een enorme voorsprong: wij hebben o.a. door onze omvang en onze visie het kantoor agile ingericht. Vorig jaar hebben wij bijvoorbeeld ruim geëxperimenteerd met blockchain. Dat komt nu nog niet erg van de grond, dus hebben we dat in de koelkast voor als de tijd daar is.

Maar de kennis hebben we inmiddels wél dus zodra er op dat front iets doorbreekt zijn wij er bij. Een belangrijke actuele focus is het optimaliseren van de verkregen controle-data. Wij doen diepgaande analyses van onze eigen werkprocessen, zodat we nog scherper onze controleprocessen kunnen aanbieden. Ook met het inzetten van AI in deze processen hebben we onze eerste stappen gezet.

Professionals vinden

Zoals iedere accountant weet, is er een grote schaarste aan goede professionals. En professionals die kennis hebben van IT en van uitdagende en nieuwe technologieën al helemaal. Bovendien zoeken we naast de gebruikelijke workforce ook naar dataspecialisten. Dat is ook voor Joinson&Spice een lastige kwestie. Tegelijk zien we daarin onze kracht: door slim te werken verlagen we de traditioneel veel te hoge werkdruk, en maken we tegelijkertijd het werk uitdagender en leuker. We schrijven bijvoorbeeld liever een script om een bankbestand te analyseren, dan dat we dat steeds opnieuw in Excel doen. En overkloppen van data maken we verleden tijd met ons datawarehouse.

Onze uitdaging is groei. Zie onze toekomstige collega’s maar eens te vinden in het enorme wervingsgeweld van de grote kantoren, waarmee we omwille van de kwaliteit moeten wed-ijveren.

Maar onze unieke locatie en het winnen van de Cloud Award helpen zeker weer mee om onze positie ook op dit front te versterken.

Master de mindset

De verregaande automatisering en focus op TMT-sector levert ons een gezonde groei op. Toch zijn die factoren niet voldoende om succesvol te zijn. Wij maken ook het echte verschil in mindset. Wij hebben de instelling: als het handmatig is en foutgevoelig, dan gaan we automatiseren. De traditionele accountant is snel bang om de regie te verliezen, dus dat maakt het lastig om de mindset van onze teamleden te veranderen. We trainen onze mensen daarom een andere mindset: we leren ze om in automatisering te denken.

Sectorspecialisatie alleen is niet genoeg. De intrinsieke IT-motivatie is nog belangrijker. Je moet IT-audit integreren en volop inzetten op automatisering.

Ons kantoor lijkt een unieke positie te hebben. Onze sectorfocus helpt daarbij enorm. Toetredende klanten weten ons goed te vinden en zijn bovengemiddeld enthousiast. En we kunnen steeds beter onze kennis ontsluiten. Met data-analyse maken we vergelijkingen van opdrachten, anoniem uiteraard, zodat we effectiever worden en de klanten beter kunnen bedienen. Joinson&Spice is anders. Jong, enthousiast. Een beetje nerdy…

(dit is een bewerking van een op 20 december 2018 verschenen artikel bij accountantweek.nl door Jeppe Kleyngeld)